Arsip Kita Dikemanakan?

Kemaren, 14 Desember 2010, gw ikut rapat tentang Penataan Arsip. Ada banyak hal sebenarnya yang bisa gw peroleh dari rapat itu. Berikut poin-poin yang gw peroleh dari presenter, Pak Rudi, Kepala Pusat Jasa Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia:

1. Arsip sendiri secara regulasi diatur dalam 3 UU yaitu: UU No. 43 2009 tentang Kearsipan, UU No. 11 2008 tentang ITE dan UU No.14 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.Di Indonesia, karyawan atau pejabat yang ditaruh dibagian arsip adalah karyawan atau pejabat yang “dibuang” karena tidak disenangi atasan. Karir mereka akan mentok dan paling sulit naik. Berbeda halnya dengan negara luar, pejabat dan karyawan pemegang arsip adalah orang yang paling dipercaya dan paling kompeten di institusi tersebut.
2. Penataan arsip kita masih kacau. Salah satu contohnya adalah kasus Bank BCA, dimana mereka pernah mendapatkan kasus pencairan dana deposito sebesar 150.000 USD. Pencairan terjadi 2 kali, karena BCA gagal menyusun arsip mereka dengan bagus. Pada pencairan pertama, dilakukan oleh orang yang hanya menunjukkan copy sertifikat deposito dan bukti kehilangan dari polisi. Pencairan kedua dengan nilai yang sama dilakukan oleh orang yang memang membawa sertifikat asli deposito. Disini dari sisi kearsipan, BCA memang salah, terlepas ada indikasi penipuan dari nasabah, karena arsip-arsip yang dimusnahkan 10 tahun kebawah, sementara deposito sudah lebih dari 10 tahun dan arsip tentang deposan ini tidak diseleksi untuk dimusnahkan.
3. Baik di BUMN, Bank terlebih di institusi pemerintah, sangat gampang sekali menemukan arsip bertebaran dan tidak dijaga, bahkan Cleaning Service sendiri bisa mengambilnya, padahal arsip bisa memiliki nilai ekonomis dan politis (misalnya pada kasus wikileaks dan indoleaks).
4. Contoh bagus penataan arsip yaitu di PT Dirgantara Indonesia, dimana arsip tentang pesawat disimpan dalam ruangan besi dan hanya 1 orang yang bisa mengaksesnya, selain itu arsip-arsip yang disimpan oleh ANRI yang sudah berumur ratusan tahun (termasuk diantaranya sertifikat tanah jaman belanda). Nah, terkait sertifikat tanah ini, jaman sekarang – kata Pak Rudi – banyak pengacara-pengacara yang datang berburu sertifikat ini, karena nilai ekonomisnya. Tanah di jakarta dulunya milik belanda dan pedagang cina dan arab. Namun setelah kemerdekaan, tanah yang ada di Jakarta hanyalah tanah klaim yang kemudian diuruskan sertifikatnya di Pemkot Jakarta, ada celah hukum untuk ini, jika melihat alur sejarah pertanahan di Jakarta.
5. Arsip sendiri secara regulasi diatur dalam 3 UU yaitu: UU No. 43 2009 tentang Kearsipan, UU No. 11 2008 tentang ITE dan UU No.14 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Adapun sanksi yang berlaku (dalam UU 43 2009) juga cukup berat yaitu sanksi administrasi diantaranya jika institusi tidak menyediakan tata kelola arsip sampai pidana karena beberapa kriteria misalnya sengaja tidak melakukan pelaporan dan pengarsipan. Kalau menurut gw, ini terlebih ke sosialisasinya yang kurang.
   
6. Satu hal terakhir yang dicatat, jika perlu konsultan untuk pengelolaan arsip bisa menghubungi Pusat Jasa Kearsipan Arsip Nasioanl Indonesia. Di presentasinya, pak Rudi memperlihatkan proses Pusat Jasa Kearsipan dari segerombol paket-paket arsip yang ditumpuk dan tak tertata dari Kemenlu, kemudian disusun dan dikategorikan, difumifikasi (untuk pencegahan jamur), dan dimasukkan ke sistem database.

Kesimpulan akhirnya yang gw tangkap, ternyata Indonesia masih menyepelekan arsip-arsip yang ada, artinya tidak menghargai sejarah, padahal arsip bisa bernilai ekonomis dan politis. Oya, berita terkait bisa dilihat di sini, yang ditulis Dimas.